MANAJEMEN UMUM
Pengertian Manajemen
§ Arti dan Fungsi Manajemen
Berikut ini definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh Profesor Oei Liang Lee.
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasikan
5. Pengawasan
§ Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah :
1. Manajemen puncak atau manajemen eksekutif
Bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting.
2. Manajemen madya atau manajemen administrative
Mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak
3. Manajemen operasional atau manajemen supervisori
Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya.
Latar Belakang Sejarah Manajemen
§ Gerakan Manajemen Ilmiah
Sebelum 1880, pengelolaan perusahan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar tahun 1885, Frederick W, Taylor (1856-1915) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja. Sejak pemunculan buku Taylor tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The Principles of Scientific Manajement. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :
Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.
Penelitian dan buku dari Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun. Ternyata minat masyarakat untuk mempelajari manajemen semakin besar.
Sekolah-Sekolah Tentang Pemikiran Manajemen
Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita akan membahas lima, yaitu :
1. Sekolah Klasik
Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan,pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
2. Sekolah Perilaku
Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.
3. Sekolah Ilmu Manajemen
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistic.
4. Analisis Sistem
Analisis system merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.
5. Manajemen hasil
Manajemen hasil atau MBO (management by objectives) dikemukakan oleh Peter Drucker diawal tahun 1950-an. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. MBO memusatkan perhatian pada hasil,bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan. Adapun keburukan dari MBO,diantaranya :
- Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.
- MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi
- MBO seharusnya tidak dipandang sebagi suatu penyelesaian untuk semua masalah
- Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.
PERENCANAAN
§ Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Tujuan : sasaran dimana kegiatan itu diarahkan,dan sedapat mungkin dicapai dalam waktu tertentu.
b. Kebijakan : suatu pernyataan untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencapai tujuan.
c. Strategi : tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.
d. Prosedur : rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.
e. Aturan : suatu tindakan yang spesifik dan meruapakan bagian dari prosedur.
f. Program : campuran antara kebijakan prosedur,aturan,dan pemberian tugas yang disertai anggaran.
§ Kegunaan Perencanaan
a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
c. Memperingan biaya
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
§ Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
a. Menetapkan tujuan
b. Menyusun anggapan-anggapan
c. Menentukan berbagai alternative tindakan
d. Mengadakan pernilaian terhadap alternative-alternatif tindakan yang sudah dipilih
e. Mengambil keputusan
f. Menyusun rencana pendukung
§ Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya,perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga :
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek
§ Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
b. Perubahan yang sangat cepat
c. Kekakuan internal
-Kekakuan psikhologis
-Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan
-Kekakuan eksternal
d. Waktu dan biaya
§ Pengambilan Keputusan
*Syarat pengambilan keputusan*
-Harus berusaha untuk mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
-Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta kekurangannya.
-Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternative sesuai dengan tuntutan untuk mencapai tujuan.
-Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik.
*Alat pengambilan keputusan*
(1)Operation research, (2)Teori probabilitas, (3)Linear programming
Selain ketiga alat pengambilan keputusan diatas,masih ada beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan,alat-alat tersebut adalah analisis risiko, dan pohon keputusan.
PENGORGANISASIAN
§ Pengertian
Merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rupa sehingga dapat dipakai sebagi sarana untuk mencapai tujuan. Dalam kegiatan tersebut diharapkan akan tercipta hubungan-hubungan diantara masing-masing komponen. Hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk :
– Hubungan Informal
Menyangkut hubungan manusiawi. Misalnya hubungan diluar tugas/pekerjaan
– Hubungan Formal
Bentuk hubungan yang dilakukan secara sengaja/resmi. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar,yaitu : tanggung jawab,wewenang,dan pertanggung-jawaban.
§ Pola Hubungan antar Komponen Organisasi
Tujuan-fungsi-tanggungjawab-wewenang-pertanggungjawaban-tujuan.
§ Rentangan kekuasaan
Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh factor :
a. Latihan dari bawahan
b. Pendelegasian wewenang
c. Perencanaan
d. Teknik komunikasi
§ Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian-bagian didalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa factor berikut ini :
a. Didasarkan pada suatu angka
b. Didasarkan pada waktu
c. Didasarkan pada fungsi perusahaan
d. Didasarkan pada luas daerah operasi
e. Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
f. Didasarkan pada jenis langganan
§ Karakteristik Struktur Organisasi
a. Keseimbangan dalam organisasi
b. Fleksibel
PENGARAHAN
§ Pengertian
Aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
§ Prinsip-prinsip Pengarahan
a. Prinsip mengarah kepada tujuan
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
c. Prinsip kesatuan komando
§ Cara-cara Pengarahan
a. Orientasi
b. Perintah
– Perintah umum dan khusus
– Perintah lisan dan tertulis
– Perintah formal dan informal
c. Delegasi wewenang
§ Komunikasi
Dari beberapa definisi tentang komunikasi dapat disimpulkan bahwa :
– Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang,orang dengan lembaga dan sebaliknya.
– Hubungan yang timbul didalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan,pendapat,atau informasi.
– Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.
– Untuk mengadakan komunikasi,dapat digunakan kata-kata,kode,atau simbol
§ Motivasi
Motivasi mempunyai dua macam bentuk,yaitu
a. Motivasi positif
Merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.
b. Motivasi negative
Merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.
PENGKOORDINASIAN
§ Prinsip-prinsip Koordinasi
a. Prinsip kontak langsung
b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
c. Hubungan timbale balik diantara factor-faktor yang ada
§ Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi,manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
PENGAWASAN
§ Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Pengawasan perlu dilakukan pada setiap tahap agar mudah diadakan perbaikan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan.
§ Langkah-langkah Pengawasan
a. Menciptakan standard
b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
c. Melakukan tindakan koreksi
§ Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan
d. Pengawasan harus objektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan
e. Pengawasan harus fleksibel
f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi
g. Pengawasan harus ekonomis
h. Pengawasan harus mudah mengerti
i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi
Githa Dwi Wulandary's Blog 